Dokumen digital kini jadi bagian dari keseharian: kontrak kerja, surat perjanjian, invoice, hingga berkas pendaftaran. Seiring itu, tanda tangan elektronik makin sering dipakai karena praktis dan tidak perlu cetak-print. Masalahnya, banyak orang langsung percaya begitu melihat gambar tanda tangan atau logo penyedia di dalam PDF.
Padahal, tanda tangan elektronik yang sah punya lapisan teknis yang bisa diperiksa. Dengan alat yang tepat—dan biasanya gratis—kamu bisa memastikan dokumen benar-benar ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan tidak diubah setelahnya. Berikut panduan lengkapnya.
Pahami Dulu: Tanda Tangan Elektronik vs Tanda Tangan Digital
Banyak orang menganggap dua istilah ini sama, padahal berbeda. Tanda tangan elektronik adalah istilah luas untuk segala bentuk persetujuan digital, termasuk tanda tangan basah yang discan lalu ditempel di PDF. Sementara itu, tanda tangan digital adalah tanda tangan elektronik yang dilindungi kriptografi menggunakan sertifikat digital.
Perbedaan ini penting karena hanya tanda tangan digital yang bisa diverifikasi keasliannya secara matematis. Jika yang ada di dokumenmu hanya gambar tanda tangan hasil scan, tidak ada data apa pun yang bisa diperiksa.
Di Indonesia, dasar hukumnya diatur dalam UU ITE No. 11 Tahun 2008 beserta perubahannya dan PP No. 71 Tahun 2019. Sertifikat digital diterbitkan oleh PSrE (Penyelenggara Sertifikasi Elektronik) yang diawasi Kominfo, contohnya BSrE BSSN, PrivyID, VIDA, dan Digisign.
Ciri Dokumen dengan Tanda Tangan Digital yang Sah
Sebelum masuk ke langkah teknis, kenali dulu tanda-tandanya. Dokumen yang benar-benar ditandatangani secara digital umumnya memiliki karakteristik berikut:
- Ada panel atau ikon tanda tangan yang bisa diklik di aplikasi pembaca PDF.
- Terdapat informasi sertifikat berisi nama penanda tangan, penerbit sertifikat, dan masa berlaku.
- Muncul status validasi seperti “Signature is valid” atau “Document has not been modified”.
- Dokumen tidak bisa diedit tanpa membuat status tanda tangan berubah menjadi rusak atau invalid.
Jika kamu hanya melihat gambar tanda tangan dan logo perusahaan tanpa panel apa pun, dokumen itu belum tentu terverifikasi. Bisa jadi hanya hasil tempel gambar.
Cara Memeriksa Validitas di Adobe Acrobat Reader
Adobe Acrobat Reader tersedia gratis di Windows, macOS, dan Android. Aplikasi ini jadi standar paling umum untuk memeriksa tanda tangan digital berformat PDF.
Langkah-langkahnya:
- Buka dokumen PDF yang ingin diperiksa.
- Klik ikon tanda tangan atau pita segel di sisi kiri, atau buka menu All tools > Fill & Sign.
- Pilih tanda tangan yang terdaftar, lalu klik Signature Details atau Show Signature Properties.
- Perhatikan status yang muncul: Signature is VALID, INVALID, atau Validity unknown.
- Buka tab Certificate untuk melihat nama penanda tangan, penerbit sertifikat, dan tanggal berlaku.
Status valid berarti isi dokumen tidak berubah sejak ditandatangani. Jika muncul “validity unknown”, biasanya sertifikat penerbit belum dikenali aplikasi, bukan berarti dokumen palsu. Kamu bisa memeriksanya lebih lanjut di portal PSrE yang bersangkutan.
Alternatif gratis lain adalah Foxit PDF Reader dan PDF24, yang juga punya panel validasi serupa. Untuk pengguna Android, aplikasi Adobe Acrobat versi mobile sudah cukup untuk melihat status dasar tanda tangan.
Verifikasi Lewat Portal Resmi Penyedia Sertifikat
Cara paling meyakinkan adalah mengecek langsung ke sumbernya. Setiap PSrE umumnya menyediakan layanan verifikasi dokumen secara online, biasanya berupa menu Verify Document atau Cek Tanda Tangan.
Alurnya sederhana: unggah file PDF, lalu sistem akan menampilkan status tanda tangan beserta identitas penanda tangan. Pastikan kamu mengunggah dokumen melalui koneksi yang aman dan dari situs resmi, bukan tautan kiriman orang tak dikenal.
Untuk dokumen instansi pemerintah yang memakai tanda tangan elektronik BSrE, verifikasi bisa dilakukan melalui layanan resmi BSSN. Dokumen seperti surat keputusan, sertifikat, dan dokumen kependudukan digital biasanya sudah dilengkapi segel elektronik yang bisa dicek di sana.
Tips agar Tidak Tertipu Dokumen Bertanda Tangan Palsu
Modus pemalsuan dokumen digital cukup beragam, mulai dari menempel gambar tanda tangan hingga mengedit PDF hasil scan. Beberapa kebiasaan berikut bisa menyelamatkanmu:
- Selalu periksa metadata. Lihat nama pembuat, tanggal dibuat, dan aplikasi yang dipakai di menu Properties.
- Waspadai PDF hasil scan yang diklaim sebagai dokumen asli bertanda tangan digital.
- Samakan identitas penanda tangan di sertifikat dengan nama di isi dokumen dan email resmi.
- Cek masa berlaku sertifikat saat dokumen ditandatangani, bukan saat ini.
- Minta file asli, bukan tangkapan layar atau hasil cetak ulang.
- Verifikasi lewat kanal resmi perusahaan atau instansi jika nilainya besar.
Perlu diingat, segel “biru” atau logo cantik di dokumen tidak menjamin apa pun. Yang menentukan adalah data kriptografis di balik tanda tangan tersebut.
Kesimpulan
Memeriksa validitas tanda tangan elektronik tidak sesulit yang dibayangkan. Cukup buka PDF di Adobe Acrobat Reader atau Foxit, klik tanda tangan, lalu baca status dan detail sertifikatnya. Untuk kepastian penuh, cocokkan hasilnya dengan portal verifikasi resmi PSrE atau BSrE.
Jangan pernah menerima dokumen penting hanya karena “kelihatannya resmi”. Luangkan satu menit untuk memeriksa validitasnya—selisih satu menit bisa menyelamatkanmu dari masalah hukum dan kerugian finansial.
Sudah siap mencoba? Buka satu dokumen PDF di perangkatmu sekarang, ikuti langkah di atas, dan bagikan artikel ini ke rekan kerja yang sering menerima dokumen digital. Kunjungi terus Solusitekno.id untuk tutorial teknologi, ulasan aplikasi, dan tips gadget Android lainnya.
